Cum creezi un formular de înscriere la webinar

Când primești înscrieri la webinar prin mesaje private, comentarii și e-mailuri, ajungi să cauți aceleași informații în mai multe locuri. Mulți organizatori încă folosesc invitații de tipul „scrie-ne pe e-mail ca să participi”. Numele și adresele rămân împrăștiate și e greu să vezi câți oameni s-au înscris. Ajungi să amâni mesajele de reamintire până aduni toate adresele. În ziua evenimentului, încă trebuie să verifici cine și-a anunțat participarea.

Un formular simplu te ajută să aduni toate înscrierile într-un singur loc. Ceri aceleași informații de la fiecare participant și ai o listă pe care o poți folosi înainte, în timpul și după eveniment.

Cum te ajută formularul de înscriere la webinar

Prin formular, participanții își lasă numele și adresa de e-mail și, dacă este cazul, răspund la câteva întrebări. Tu ai datele de contact la îndemână când vrei să le trimiți mesaje de reamintire sau să revii cu informații după eveniment.

Ce informații să ceri în formular

Păstrează formularul scurt. Mulți participanți se înscriu de pe telefon, într-un moment liber, iar prea multe întrebări îi pot face să renunțe. În funcție de webinar, poți include:

• Nume complet - ca să știi cine se înscrie
• Adresă de e-mail - pentru a trimite linkul de participare
• Companie sau funcție - utile la evenimente B2B, dacă vrei să adaptezi exemplele la activitatea participanților
• Sesiune sau interval orar - dacă organizezi același webinar la date sau ore diferite
• Întrebări pentru prezentator - ca să poți pregăti din timp sesiunea de întrebări și răspunsuri
• De unde ai aflat despre eveniment - o listă de opțiuni prin care afli ce canale de promovare au adus înscrieri
• Informare despre datele personale - explică cum vei folosi datele de înscriere, cine le poate accesa și cât timp le vei păstra. Dacă vrei să trimiți mesaje de marketing sau anunțuri despre evenimente viitoare, cere separat acordul participantului și explică clar la ce tip de mesaje se referă. Nu condiționa înscrierea de acest acord. Dacă înregistrezi webinarul, explică acest lucru separat și obține consimțământul acolo unde este necesar.

Cere doar informațiile de care ai nevoie pentru înscriere și lasă restul câmpurilor opționale. Fiecare întrebare în plus înseamnă mai mult timp pentru completare.

Exemple de formulare de înscriere din care te poți inspira

Formularele ușor de completat au câteva lucruri în comun: cer puține informații, explică ce primește participantul și funcționează bine pe telefon. La un seminar sau la o conferință, formularul poate include alegerea sesiunii și întrebări despre cerințe alimentare sau accesibilitate. Pentru un atelier online simplu, numele și adresa de e-mail sunt adesea suficiente. Alege câmpurile în funcție de evenimentul pe care îl organizezi.

Cum creezi un formular de înscriere la webinar cu Floov

Iată pașii:

1. Creează un cont gratuit. Cu Floov poți crea gratuit formulare online. Planul gratuit este disponibil pe termen nelimitat și nu ai nevoie de un card pentru a-l folosi.
2. Pornește de la un șablon sau folosește AI. Șablonul de înscriere la webinar are deja câmpurile de bază, pe care le poți adapta evenimentului tău. Poți crea formularul cu AI: descrie pe scurt evenimentul, iar Floov îți oferă o ciornă pe care o poți ajusta. Biblioteca de șabloane de formulare online include și formulare cu care poți cere feedback participanților după eveniment.
3. Ajustează câmpurile. Elimină întrebările de care nu ai nevoie și trage-le pe cele rămase în ordinea dorită. Dacă formularul este lung, împarte-l în pagini, cu mai puține întrebări pe fiecare.
4. Personalizează aspectul. Adaugă sigla evenimentului sau a companiei și alege culorile și fonturile. Păstrează un aspect potrivit pentru evenimentul tău.
5. Configurează notificările și e-mailurile de confirmare. Floov poate trimite echipei tale un e-mail la fiecare înscriere nouă. Aceste notificări sunt destinate echipei; participanții nu primesc prin ele detaliile de conectare la webinar. Pentru a le trimite automat participanților un e-mail de confirmare cu linkul de participare, ai nevoie de planul Pro Floov. Poți trimite detaliile și separat, prin platforma de webinar sau serviciul tău de e-mail.
6. Publică și distribuie. Adaugă linkul formularului în invitație sau încorporează formularul în pagina evenimentului. Formularele Floov se adaptează ecranelor mobile, astfel încât participanții se pot înscrie de pe telefon. Stabilește cum vor primi detaliile de conectare: explică pașii următori pe pagina finală a formularului, trimite linkul separat prin platforma de webinar sau serviciul de e-mail ori configurează un e-mail de confirmare pentru respondenți pe planul Pro.

Organizezi un eveniment cu mai multe sesiuni sau care se întinde pe mai multe zile? Găsești mai multe detalii în ghidul Cum creezi de la zero un formular de înscriere la un eveniment.

Cum îi ajuți pe cei înscriși să participe

După înscriere, ajută-i pe participanți să găsească ușor informațiile de care au nevoie pentru a intra la webinar. Iată ce poți face:

• Afișează o confirmare clară. Repetă data, ora și pașii următori pe pagina finală a formularului. Acest mesaj confirmă trimiterea înscrierii. Dacă vrei ca participantul să primească și un e-mail cu linkul de participare, trebuie să configurezi separat trimiterea lui.
• Spune-le participanților cum vor primi linkul de participare. Acesta poate apărea pe pagina finală a formularului, poate sosi într-un e-mail separat de la platforma de webinar sau poate fi trimis printr-un e-mail de confirmare pentru respondenți, configurat în Floov pe planul Pro.
• Oferă un câmp pentru întrebări la înscriere. Cei care au trimis o întrebare pentru prezentator pot avea un motiv în plus să fie prezenți.
• Verifică înscrierile în Floov. Răspunsurile sunt păstrate într-un singur spațiu de lucru, unde le poți căuta, filtra și exporta în CSV sau Excel. Prin integrarea Google Sheets, poți adăuga datele fiecărei înscrieri noi ca rând în foaia de calcul aleasă.